1. Who we are

Hayyak (حيّاك) is an AI front desk on WhatsApp, Instagram and website chat for service businesses in the GCC. It is provided by PTR Technologies ("we", "us"). For any question about this policy or your data, contact us through our contact page.

2. Our role

• Business owners, their team members and website visitors: we decide how this data is used (we are the controller).
• Customers who chat with a business that uses Hayyak: the business decides how your data is used; we process it on the business's behalf (we are its service provider). The business's own privacy notice also applies.

3. Data about business owners and team members

• Sign-up details: business name and type, country, owner's name, mobile number and email.
• Passwords, stored only as salted hashes, never in plain text.
• Team members' accounts: name, login ID and WhatsApp number.
• Security data: the network (IP) address of sign-up and sign-in attempts, to stop misuse.
• The business's settings (hours, prices, services, photos, messages) and its connections to WhatsApp, Facebook and Instagram. Access tokens from Meta are kept encrypted on our server and never sent to a browser.
• Plan payments: plan, amount, date and payment reference. Card details are entered with the payment provider, not with us.
• What the team does in the dashboard (for example joining a chat, replying, changing a booking), saved with the person's name.
• A sign-in cookie, needed to keep you signed in. We use no advertising or analytics cookies.

We use this data to provide and secure the service, handle payments, give support and improve Hayyak.

4. Data about customers who chat with a business

When you message a business that uses Hayyak, the following may be collected for that business:

• Your name (for example your WhatsApp profile name), phone number, and your Instagram account ID if you write on Instagram.
• Your messages and the replies you receive, including photos, files and location pins you send. Voice notes are turned into text on our own server.
• Bookings: services, date and time, address, notes, status, bills and payment links.
• Your rating after a service, and whether you opened the business's review link.
• If you came from a Facebook or Instagram ad or lead form: the ad's details, a click ID and your form answers.
• Your language (Arabic or English).

This is used to answer your questions from the business's own information, take and manage your bookings, let the business's team help you (they see your chat and get alerts about it), send booking reminders and a rating request, and, if you came from an ad, tell Meta that the ad led to a booking so the business can measure its ads.

Automated replies: the first replies come from an AI assistant using the business's settings. It hands the chat to a person for discounts, complaints, special requests, questions it can't answer, or whenever you ask. It does not make decisions with legal or similarly significant effects on you.

5. Who we share data with

We do not sell personal data. We share it only with the providers needed to run Hayyak:

If a business uses Hayyak through an agency, that agency can see and manage the business's account. We may also share data when the law requires it. Some providers process data outside your country, including outside the GCC.

6. How long data is kept

• Conversations, and photos and files sent in chats: 12 months.
• Ad and lead-form details: cleared 90 days after first contact.
• Bookings: anonymised after 24 months (name, phone, address and notes removed).
• Customers not heard from in 24 months: deleted.
• Team activity log: 12 months. Dashboard alerts: 90 days. Sign-up network addresses: 30 days.
• Account data: while the business uses Hayyak, then deleted or anonymised unless the law requires us to keep it.

7. How we protect data

Each business's data is kept separate; one business cannot see another's customers or chats. Connections use HTTPS, passwords are hashed, sign-ins are rate-limited, chat photos and files open only through signed links, and access tokens are encrypted. No system is completely secure; we will inform you and the authorities of a data breach where the law requires.

8. Your rights

Depending on the law where you live, you may ask to access, correct or delete your data, object to or restrict some uses, or withdraw consent, and you may complain to your data protection authority.

• Customers of a business: ask the business you messaged first; it can download or delete your data from its Hayyak dashboard. You can also contact us and we will pass your request on and help the business respond.
• Business owners and team members: contact us through our contact page.
• You can stop reminders and follow-ups by telling the business in the chat.

We answer within 30 days, and may need to confirm who you are first.

9. Children

Hayyak is a service for businesses and is not aimed at children. Business accounts must be opened by adults. If you think a child has given us personal data, contact us and we will delete it.

10. Sensitive data

Hayyak is not designed to collect health or other sensitive data. Please don't send sensitive information in a chat unless the business asks for it.

11. Changes

We may update this policy and will publish the new version on this page with its date. We tell business owners about important changes in advance.

1. من نحن

حيّاك موظف استقبال ذكي على واتساب وإنستغرام ودردشة المواقع للأعمال الخدمية في دول الخليج، وتقدّمه PTR Technologies («نحن»). لأي سؤال عن هذه السياسة أو عن بياناتك تواصل معنا عبر صفحة التواصل.

2. دورنا

• أصحاب الأعمال وفرقهم وزوار الموقع: نحن من يقرر كيفية استخدام هذه البيانات (المتحكم بالبيانات).
• العملاء الذين يراسلون نشاطاً يستخدم حيّاك: النشاط هو من يقرر كيفية استخدام بياناتك، ونحن نعالجها نيابةً عنه (مقدّم خدمة له). وتنطبق أيضاً سياسة الخصوصية الخاصة بالنشاط.

3. بيانات أصحاب الأعمال وأعضاء الفريق

• بيانات التسجيل: اسم النشاط ونوعه، والدولة، واسم المالك، ورقم الجوال، والبريد الإلكتروني.
• كلمات المرور، وتُحفظ مشفّرة بطريقة لا تسمح بقراءتها، ولا تُحفظ أبداً كنص عادي.
• حسابات أعضاء الفريق: الاسم واسم الدخول ورقم واتساب.
• بيانات الأمان: عنوان الشبكة (IP) لمحاولات التسجيل والدخول، لمنع إساءة الاستخدام.
• إعدادات النشاط (الساعات والأسعار والخدمات والصور والرسائل) وربطه بواتساب وفيسبوك وإنستغرام. رموز الوصول من Meta تُحفظ مشفّرة على خادمنا ولا تُرسل إلى المتصفح.
• مدفوعات الباقات: الباقة والمبلغ والتاريخ ورقم العملية. تُدخل بيانات البطاقة لدى مزوّد الدفع وليس لدينا.
• ما يفعله الفريق في لوحة التحكم (مثل الانضمام لمحادثة أو الرد أو تعديل حجز)، مع اسم الشخص.
• ملف تعريف ارتباط لتسجيل الدخول، وهو ضروري لبقائك مسجلاً. لا نستخدم ملفات تعريف ارتباط للإعلانات أو التحليلات.

نستخدم هذه البيانات لتقديم الخدمة وحمايتها، وإدارة المدفوعات، وتقديم الدعم، وتحسين حيّاك.

4. بيانات العملاء الذين يراسلون نشاطاً

عندما تراسل نشاطاً يستخدم حيّاك، قد تُجمع البيانات التالية لصالح هذا النشاط:

• اسمك (مثل اسم ملفك في واتساب)، ورقم هاتفك، ومعرّف حسابك في إنستغرام إن راسلت عبره.
• رسائلك والردود التي تصلك، بما فيها الصور والملفات والمواقع التي ترسلها. تُحوَّل الرسائل الصوتية إلى نص على خادمنا.
• الحجوزات: الخدمات والتاريخ والوقت والعنوان والملاحظات والحالة والفواتير وروابط الدفع.
• تقييمك بعد الخدمة، وهل فتحت رابط التقييم الخاص بالنشاط.
• إن وصلت من إعلان أو نموذج على فيسبوك أو إنستغرام: تفاصيل الإعلان ومعرّف النقرة وإجاباتك في النموذج.
• لغتك (العربية أو الإنجليزية).

تُستخدم هذه البيانات للإجابة عن أسئلتك من معلومات النشاط نفسه، وإنشاء حجوزاتك وإدارتها، ولتمكين فريق النشاط من مساعدتك (يرى محادثتك ويتلقى تنبيهات بشأنها)، وإرسال تذكيرات الحجز وطلب التقييم، وإن وصلت من إعلان: إبلاغ Meta بأن الإعلان أدى إلى حجز ليقيس النشاط نتائج إعلاناته.

الردود الآلية: تأتي الردود الأولى من مساعد ذكي يستخدم إعدادات النشاط، ويحوّل المحادثة إلى موظف عند طلب خصم أو شكوى أو طلب خاص أو سؤال لا يعرف إجابته أو متى طلبت ذلك. ولا يتخذ قرارات ذات آثار قانونية أو آثار مهمة مماثلة عليك.

5. مع من نشارك البيانات

لا نبيع البيانات الشخصية، ونشاركها فقط مع المزوّدين اللازمين لتشغيل حيّاك:

إذا استخدم النشاط حيّاك عبر وكالة، فيمكن للوكالة رؤية حساب النشاط وإدارته. وقد نشارك البيانات عندما يلزمنا القانون بذلك. ويعالج بعض المزوّدين البيانات خارج بلدك، بما في ذلك خارج دول الخليج.

6. مدة الاحتفاظ بالبيانات

• المحادثات، والصور والملفات المرسلة فيها: 12 شهراً.
• تفاصيل الإعلانات ونماذج العملاء: تُمسح بعد 90 يوماً من أول تواصل.
• الحجوزات: تُجهَّل بعد 24 شهراً (يُحذف الاسم والهاتف والعنوان والملاحظات).
• العملاء الذين لم يتواصلوا منذ 24 شهراً: يُحذفون.
• سجل نشاط الفريق: 12 شهراً. تنبيهات لوحة التحكم: 90 يوماً. عناوين الشبكة عند التسجيل: 30 يوماً.
• بيانات الحساب: ما دام النشاط يستخدم حيّاك، ثم تُحذف أو تُجهَّل ما لم يُلزمنا القانون بالاحتفاظ بها.

7. كيف نحمي البيانات

بيانات كل نشاط منفصلة، ولا يستطيع نشاط رؤية عملاء أو محادثات نشاط آخر. الاتصالات مشفّرة (HTTPS)، وكلمات المرور مشفّرة، ومحاولات الدخول محدودة، وصور المحادثات وملفاتها لا تُفتح إلا بروابط موقّعة، ورموز الوصول مشفّرة. لا يوجد نظام آمن تماماً، وسنبلغك ونبلغ الجهات المختصة عن أي تسرب للبيانات متى ألزمنا القانون بذلك.

8. حقوقك

بحسب القانون في بلدك، يمكنك طلب الاطلاع على بياناتك أو تصحيحها أو حذفها، أو الاعتراض على بعض الاستخدامات أو تقييدها، أو سحب موافقتك، ويحق لك تقديم شكوى إلى جهة حماية البيانات في بلدك.

• عملاء الأعمال: تواصل أولاً مع النشاط الذي راسلته، إذ يمكنه تنزيل بياناتك أو حذفها من لوحة تحكم حيّاك. ويمكنك أيضاً التواصل معنا وسننقل طلبك ونساعد النشاط في الرد عليه.
• أصحاب الأعمال وأعضاء الفريق: تواصلوا معنا عبر صفحة التواصل.
• يمكنك إيقاف التذكيرات والمتابعات بإبلاغ النشاط في المحادثة.

نرد خلال 30 يوماً، وقد نحتاج إلى التحقق من هويتك أولاً.

9. الأطفال

حيّاك خدمة للأعمال وليست موجهة للأطفال، ويجب أن يفتح حسابات الأعمال أشخاص بالغون. إذا كنت تعتقد أن طفلاً قدّم لنا بيانات شخصية فتواصل معنا وسنحذفها.

10. البيانات الحساسة

حيّاك غير مصمم لجمع البيانات الصحية أو غيرها من البيانات الحساسة. يُرجى عدم إرسال معلومات حساسة في المحادثة ما لم يطلبها النشاط.

11. التغييرات

قد نحدّث هذه السياسة وسننشر النسخة الجديدة مع تاريخها على هذه الصفحة، ونُعلم أصحاب الأعمال مسبقاً بالتغييرات المهمة.